スケジュールの立て方

　現在、月刊『ケアマネジャー』では「高室流 10のマネジメント」を連載中です。５月号の「スケジュールの立て方」で書ききれなかったことを含め、少し連載の裏話をしましょう。

「あの人は、あれだけ忙しいのに、どうしてたくさんの仕事がこなせるの？」
「どうして期日に間に合うのかなぁ。寝てないんじゃないかな？」
　仕事がデキル人に抱く疑問ですね。その特徴の１つが、仕事が早いこと。そして２つめは約束を守ること。その両方に必要なのが、スケジューリングですね。これが実にうまいのですね。

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　時間は共通の財産といわれます。誰にでも１日は24時間しかありません。その24時間をどう使うか。悩んだものです。
　20代の頃はなぜか手帳を持つ習慣がありませんでした。手帳サイズのカレンダーのようなものに予定を書いていました。これではちょっとまずいとなり、30代から時間術の本を読んだりしました。どうすれば効率的に使いこなせるか……。そこで気がついたのは「行き当たりばったり」がもっとも非効率だということでした。

　やがてバブル経済とともに訪れたのが「システム手帳ブーム」です。革製の分厚い手帳にスケジュール、会議録、住所録などをまとめたもので、広告代理店の社員などが、これ見よがしに持っていたものです。

　30代になってから忙しさのあまり、システム手帳を使うようになりました。目からウロコのようにハッとしたのは、「スケジュールは先取りだ」というシンプルな当たり前のことに気がついたのです。約束事だけでなく、何をやる時間にあてるか。つまりゾーン分けをするだけでも違います。

　業務も予定も先取りしていくのもポイントです。ギチギチだと急用の場合は対応できないので、移動時間も含めて、時間をデザインするということ。
私の場合、手帳は見開きで１週間が「パッと」と見えるパターンが一番なじんでいますね。人によっては、一カ月間がいい人もいます。

　それから大事なのはアポイントの入れ方です。
「○日の○時から、いかがですか？」は、いわば命令に近い言い方。「○日の○からと〇時からでは、どちらが都合がよいでしょうか？」と２つの選択肢を示して相手に選んでもらうのもコツです。
これだって、「いつがよいですか？」と漠然と尋ねるのでなく、こちらから時間を指定しているわけですから、「先取り」をしていることになります。

　それから、ちょっとした工夫ですが、予定した内容によってマーカーで色分けしています。その理由は、パッと見た時に色で区分けをすることで、重要度などがわかるからです。ちなみに、私が今使い分けているのは、研修はピンク、会議はレモン色、運動はオレンジの３色。青・紫・茶色は文字が読みづらく、全体が沈み込む印象なので使うのをやめました。

　更に「スケジュールの立て方」でどんな工夫をしているか。『ケアマネジャー』５月号を、ちょっと開いてみて下さい。
　きっと、あなたなりの「気づき」があると思います。
　

ムロさんの写メ日記
　

私のシステム手帳。悩みぬいて、いろいろチャレンジして落ち着いたのは、日本能率協会マネジメントセンターの「Bindexシリーズ」です

これが見開きタイプです。このスタイルになって１７年になります

奥尻島に向かうプロペラ機から

雪化粧の山々

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